Il funzionamento dello Storage Module è molto semplice. Si definisce un elenco di clienti e per ognuno di essi una cartella che il sistema deve tenere monitorata (all'interno dello spazio a te riservato sui nostri server). In quella cartella verranno salvati tutti i lavori e i file relativi al cliente in questione. Ad ogni cambiamento del contenuto di una cartella monitorata, il sistema valuta qual è l'operazione da compiere. Ad esempio nel caso di creazione di un nuovo file il sistema valuterà se archiviarlo o meno.
Cosa significa archiviare? Significa inserire un riferimento al file in un database e attribuire ad esso un'insieme di parametri per la sua successiva ricerca. I parametri vengono letti direttamente dal nome del file o della directory e sono completamente personalizzabili oltre che differenziabili da cliente a cliente.

Ad esempio può essere necessario archiviare tutti gli esecutivi consegnati ad un cliente e renderglieli disponibili via web. Definisco come parametri di archiviazione i seguenti:

• Numero lavoro
• Anno
• Cliente
• Brand

• Soggetto

A questo punto devo dare indicazione al sistema di come recuperare questi valori dal nome del file (o della directory come nell'esempio mostrato). Decido che il nome della cartella deve essere del tipo:

NUM_ANNO_NOMECLIENTE_BRAND_SOGGETTO

Fatto questo, ogni volta che nella cartella monitorata si presenta una cartella il cui nome segue quel formato il sistema lo archivia e in automatico prende i valori letti dal nome del file stesso come parametri di archiviazione, es:

La cartella 01_2006_COCA COLA_FANTA_PROMO NATALE

Verrà archiviato con i seguenti parametri:

•  Numero lavoro = 01

•  Anno = 2006
•  Cliente = Coca Cola
•  Brand = Fanta
•  Soggetto = Promo Natale

La potenza dello strumento consiste nel fatto che con una semplice copia di un file in una cartella opportuna ottengo l'archiviazione dello stesso e la creazione delle anteprime. Naturalmente i parametri di archiviazione possono essere utilizzati per effettuare delle ricerche di quel particolare file / asset. Il motore di archiviazione rimane completamente trasparente all'utente che continua a lavorare come sempre, ma avrà a disposizione un potente strumento di ricerca dei file.

E' possibile scegliere di condividere alcuni file con clienti esterni che quindi possono entrare nel sistema, effettuare ricerche e scaricare file messi a loro disposizione.

Lo Storage Module tiene traccia di tutti i file archiviati (e delle relative anteprime) anche se questi sono messi offline mediante il Burning Module.